Privacyverklaring
Hestiva Platforms B.V. (Hestiva)
Privacyverklaring
Versie: 2.1
Hestiva is een platform voor huurders en verhuurders, om woningen te adverteren en te vinden. Het spreekt voor zich dat Hestiva Platforms B.V. (Hestiva) het recht op privacy en de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus neemt en er waarde aan hecht om uw persoonsgegevens zorgvuldig en vertrouwelijk te behandelen. Daarom legt Hestiva u in deze privacyverklaring graag uit welke persoonsgegevens van u worden verwerkt indien u onze website bezoekt, contact met Hestiva opneemt of gebruikmaakt van onze diensten, met welk doel en welke rechten u heeft ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. De meest recente versie van de privacyverklaring is op onze website te vinden. In geval van significante wijzigingen die u in aanmerkelijke mate kunnen treffen, streven wij ernaar u daarover direct te informeren.
De meest recente versie van deze privacyverklaring dateert van 11 oktober 2021.
Over Hestiva
Hestiva Platforms B.V. (Hestiva), gevestigd aan Mr. G. Groen van Prinstererlaan 88 A, 1181 TR Amstelveen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
Contactgegevens
https://hestiva.nl
Mr. G. Groen van Prinstererlaan 88 A
1181 TR Amstelveen
info@hestiva.nl
+31 85 065 67 58
Alle vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Hestiva kunnen gericht worden aan info@hestiva.nl
Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze privacyverklaring is van toepassing op personen die de website van Hestiva bezoeken en gebruiken, contact opnemen met Hestiva, gebruikmaken van de diensten van Hestiva of zich registreren of een gebruikersaccount aanmaken via de website.
In deze privacyverklaring leggen we ook uit hoe we uw persoonsgegevens gebruiken indien u solliciteert voor een functie of stage bij Hestiva. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen in het kader van onze dienstverlening, bijvoorbeeld als u een gebruikersaccount aanmaakt om in contact te komen met een verhuurder of een advertentie wil plaatsen op de website.
Deze privacyverklaring is tevens van toepassing op het gebruik van eventuele andere websites die eigendom zijn van Hestiva.
Hoe verwerkt Hestiva uw persoonsgegevens?
Hieronder vindt u een overzicht van de doeleinden waarvoor Hestiva persoonsgegevens over u verwerkt. Daarbij is telkens aangegeven welke persoonsgegevens Hestiva voor dat specifieke doel gebruikt en wat de juridische grondslag is om die gegevens te mogen verwerken.
Dienstverlening
Als u een opdracht verstrekt aan Hestiva, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd, waaronder uw naam en adres. Om cliënten van dienst te kunnen zijn, kan het ook noodzakelijk zijn om andere gegevens te verwerken, bijvoorbeeld informatie die u ons verstrekt voor uw dossier en documentatie waarin gegevens van derden voorkomen. Dit is afhankelijk van de aard van de zaak en de werkzaamheden die Hestiva verricht.
De verwerking van uw persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Hestiva.
Wij kunnen u tevens verzoeken om een kopie van een geldig identiteitsbewijs/ID-kaart. Wij zullen u hierbij steeds verzoeken om ons enkel die persoonsgegevens te verstrekken die strikt noodzakelijk zijn om het doel te bereiken, met name om uw identiteit te verifiëren en fraude, misbruik of ander onrechtmatig gedrag te voorkomen. Maak in deze kopie dan ook uw burgerservicenummer (BSN) onleesbaar. U kunt hiervoor de app van KopieID van de Nederlandse rijksoverheid gebruiken.
De verwerking van persoonsgegevens die in deze bewijsstukken voorkomen is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Hestiva, met name om uw identiteit te verifiëren en fraude, misbruik of ander onrechtmatig gedrag te voorkomen.
Financiële administratie
Om u te kunnen factureren voor verleende diensten verwerken wij uw contactgegevens.
De verwerking van persoonsgegevens voor dit doel is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Hestiva.
Relatiebeheer
Hestiva onderhoudt graag contact met (potentiële) cliënten en andere zakelijke relaties. Hestiva gebruikt in dat kader uw (contact)gegevens om u bijvoorbeeld uit te nodigen voor bijeenkomsten of andere evenementen.
De verwerking van uw persoonsgegevens is daarom noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Hestiva.
Gegevens over betalingen aan Hestiva, facturen, overeenkomsten, verklaringen, etc. worden gedurende langere tijd bewaard in zoverre dat wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
Contact
U kunt op verschillende manieren in contact komen met Hestiva, via het contactformulier of de chatfunctie op de website, per e-mail en telefonisch. De gegevens die wij voor dit contact van u verkrijgen, gebruiken wij alleen om uw vraag te beantwoorden en u van dienst te kunnen zijn.
De verwerking van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Hestiva.
Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. Functionele en analytische cookies worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie, met name het optimaliseren van onze web toepassingen en uw gebruikerservaring. Marketing cookies worden verwerkt op basis van uw vrije toestemming.
Lees er meer over in onze cookieverklaring.
Nieuwsbrief
Hestiva houdt u graag op de hoogte over ontwikkelingen die op ons werkterrein liggen. U kunt zich voor de nieuwsbrief aanmelden. Voor het versturen van nieuwsbrieven verwerkt Hestiva uw e-mail adres.
De verwerking van uw e-mailadres in het kader van digitale direct marketing gebeurt steeds op basis van uw vrije, geïnformeerde en expliciete toestemming. U kunt zich altijd weer afmelden van de nieuwsbrief door te klikken op de unsubscribe button in de nieuwsbrief.
Blogs
Op de website van Hestiva kunnen links zijn opgenomen om blogs te kunnen delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, LinkedIn of Facebook. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.
Werken bij Hestiva
Persoonsgegevens die door een sollicitant aan Hestiva worden gegeven, worden uitsluitend door Hestiva gebruikt om een verantwoord, effectief en efficiënt wervings- en selectieproces mogelijk te maken.
De gegevens en documenten die door u worden verstrekt, waaronder contactgegevens, CV en motivatiebrief, worden door Hestiva verwerkt om te bepalen of u in aanmerking komt voor de vacature waarop u heeft gesolliciteerd of, in geval van een open sollicitatie, om te bepalen of u in aanmerking komt voor een positie binnen Hestiva of andere groepsmaatschappijen.
Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Hestiva. Dat belang bestaat er in dit geval uit om geschikt nieuw personeel te werven.
Gegevens van personen jonger dan 16 jaar
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.
Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@hestiva.nl dan verwijderen wij deze informatie.
Accepteren, weigeren en verwijderen van cookies
Wij vragen u voorafgaand aan het plaatsen van analytische cookies en tracking/marketing cookies om uw toestemming. Voor het plaatsen van functionele en technisch noodzakelijke cookies vragen wij u niet om toestemming te geven. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om deze cookies te plaatsen en het plaatsen hiervan maakt geen inbreuk op uw privacy.
Geautomatiseerde besluitvorming
Hestiva neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.
Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Hestiva) tussen zit.
Hoe lang we de persoonsgegevens bewaren
Hestiva bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Hestiva hanteert de volgende bewaartermijnen voor uw persoonsgegevens:
- Persoonsgegevens die u aan Hestiva verstrekt bij aanmelding en registratie voor een gebruikersaccount of bij overige dienstverlening, bewaart Hestiva zolang dat noodzakelijk is voor daarmee verband houdende werkzaamheden. Uw persoonsgegevens worden daarna binnen 36 maanden verwijderd.
- Op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen is Hestiva verplicht financiële gegevens te bewaren voor een periode van zeven jaar.
- Gegevens die Hestiva van u verwerkt indien u contact opneemt, bewaart Hestiva zolang als dat nodig is voor het afhandelen van uw vraag, verzoek of klacht. Hestiva verwijdert deze gegevens daarna binnen één maand.
- Hestiva bewaart uw e-mailadres voor het verzenden van de nieuwsbrief zolang u bent geabonneerd op de nieuwsbrief en verwijdert uw e-mailadres uiterlijk één maand na uitschrijving.
- Analytische gegevens over uw activiteiten op onze website worden maximaal 12 maanden bewaard.
- Hestiva bewaart de persoonsgegevens van sollicitanten tijdens de wervings- en selectieprocedure. Uw sollicitatiegegevens worden (in geval van een afwijzing) uiterlijk 12 maanden na het beëindigen dan wel afronden van de sollicitatieprocedure door Hestiva verwijderd. Met uw toestemming bewaart Hestiva uw sollicitatiegegevens voor een termijn van 36 maanden om u te kunnen informeren mocht er op een later tijdstip een passende functie voor u vrijkomen.
Delen van persoonsgegevens met derden
Hestiva maakt gebruik van diensten van externe bedrijven, onderaannemers en/of leveranciers (zogenaamde verwerkers) die op verzoek van Hestiva specifieke taken of opdrachten uitvoeren en met wie uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld. Deze dienstverleners verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend namens Hestiva. Op de verwerking door dienstverleners is een zogeheten verwerkersovereenkomst van toepassing, waarin Hestiva er zorg voor heeft gedragen dat de dienstverlener alleen de persoonsgegevens zal verwerken in opdracht van Hestiva. Het gaat om de volgende categorieën van dienstverleners :
Na het aanmaken/bij het gebruik van een gebruikersaccount via de website, bijvoorbeeld als u wilt reageren op woningen en in contact wil komen met een verhuurder, of in contact wil komen met een (potentiele) huurder, kunnen uw persoonsgegevens worden gedeeld met deze andere partij(en). Persoonsgegevens van u die dan via de website (via een contactformulier of chatfunctie) kunnen worden verstrekt aan deze andere partij(en) zijn uw naam en eventueel uw e-mailadres of telefoonnummer. Als u via de website direct in contact treedt met de andere partij (via een contactformulier of chatfunctie) valt de verdere doorgifte van uw persoonsgegevens die u dan zelf verstrekt aan de andere partij (of via eigen communicatiemiddelen) onder uw eigen verantwoordelijkheid en die van de andere partij. Op de verwerking van persoonsgegevens is dan het eigen privacy statement van de desbetreffende partij van toepassing. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeren. Wij kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van externe adviseurs, onafhankelijke auditors en bevoegde autoriteiten, die voor hun eigen doeleinden persoonsgegevens verwerken. Op de verwerking van persoonsgegevens door deze partijen is het eigen privacy statement van de desbetreffende partij van toepassing.
Waar worden uw persoonsgegevens verwerkt?
Uw persoonsgegevens worden in principe enkel verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (“EER”).
Indien wij gebruik maken van een leverancier die buiten de EER gevestigd is, zullen wij in de eerste plaats gebruik maken van leveranciers die gevestigd zijn in een veilig derde land, waarvoor de Europese Commissie een adequaatheidsbesluit heeft uitgevaardigd.
Wanneer wij gebruik maken van een leverancier die gevestigd is een ander derde land, in dit geval de Verenigde Staten, zullen wij erop toekijken dat de (potentiële) doorgifte van uw persoonsgegevens beschermd is door passende waarborgen (bv. Modelcontractbepalingen, Bindende Bedrijfsvoorschriften, etc.) en de nodige aanvullende technische, juridische en organisatorische waarborgen treffen om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens die geldt binnen de EER.
Voor meer informatie over de waarborgen inzake internationale doorgifte kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens die staan vermeld in deze privacyverklaring.
Wat zijn uw rechten?
Recht van inzage
U heeft het recht om van Hestiva uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens. Hestiva verstrekt u dan ook een kopie van uw persoonsgegevens.
Recht op rectificatie
U heeft het recht om rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te verkrijgen. Indien mogelijk kunt u aanvullende persoonsgegevens verstrekken om zo de verzameling van persoonsgegevens volledig te maken.
Recht op gegevenswissing (recht om vergeten te worden)
U heeft onder omstandigheden het recht om een verzoek in te dienen om uw persoonsgegevens te wissen. Hestiva zal uw persoonsgegevens verwijderen, bijvoorbeeld als uw persoonsgegevens niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, als u toestemming waarop de verwerking is gebaseerd intrekt en er is geen andere rechtsgrond voor de verwerking, als u bezwaar maakt tegen de verwerking en uw belangen wegen zwaarder, of als Hestiva wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te wissen.
Recht op beperking
In sommige gevallen heeft u het recht om van Hestiva de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt in dat Hestiva de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk pauzeert, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van uw persoonsgegevens heeft betwist of bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, zal Hestiva gedurende de termijn van de beperking de betreffende persoonsgegevens niet verder verwerken tenzij dit op basis van de AVG toch geoorloofd is.
Recht van bezwaar
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die gebaseerd is op de gerechtvaardigde belangen van Hestiva. Hestiva zal dan de persoonsgegevens niet meer verwerken, tenzij Hestiva aantoont dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met het verifiëren van uw identiteit en fraude, misbruik of ander onrechtmatig gedrag te voorkomen.
Bezwaar tegen direct marketing
Wanneer persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing worden verwerkt, heeft u te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing. In dat geval verwerkt Hestiva uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden.
Dataportabiliteit
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen die u verstrekt heeft aan Hestiva in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm en u heeft het recht deze gegevens door te sturen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op een overeenkomst.
Intrekken toestemming
Waar de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming heeft u het recht uw toestemming op elk moment in te trekken. De intrekking van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voordat deze is ingetrokken.
Uw rechten uitoefenen
Om uw rechten uit te oefenen vragen wij u een verzoek te sturen naar info@hestiva.nl
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, kunnen wij u vragen een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
Wij bevelen het gebruik van de KopieID app van de rijksoverheid aan om een veilige kopie van uw identiteitskaart te maken:.
We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek
Hestiva wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link.
Hoe wij persoonsgegevens beveiligen
Hestiva neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@hestiva.nl